Birçok kurum kağıtsız ofise geçse bile hala birçok alanda kağıt kullanımı devam ediyor ve geçmişten gelen belgelerin saklanması gerekiyor. Tüm bu kağıtların fiziksel olarak arşivlenmesi de kurumlar için büyüyen bir problem haline geliyor. Peki dijital olarak arşivleme düzenine geçmeniz, bu sorunları önlemenizi sağlar mı? Arşivinizi dijitale taşımanız için sebepleri sizler için sıraladık.
İşte dijital arşive geçmeniz için 6 sebep:
1. Ölçeklendirme Kolaylığı
Fiziksel arşivlerde hem kağıt olarak bilgiyi saklamanın gerektirdiği alan ihtiyacının fazla olması, hem de yönetiminin zorluğu, genişleyen kapasite ihtiyacını kolaylıkla adreslemenizin önündeki büyük engellerdendir.
Belgelerinizi dijital olarak arşivlediğinizde ise, artan arşiv ihtiyacınızı karşılamak için tek yapmanız gereken sunucularınız üzerindeki depolama alanını artırmak olacaktır. Sayfalarca belgenin dijital olarak küçük birer disk depolama alanında saklanabilmesi, verimliliği oldukça artıran bir etkendir. Böylece, ne kadar fazla yeni belge eklenirse eklensin, birkaç disk ekleyerek kolayca depolama ihtiyacınızı karşılayabilirsiniz.
2. Verilere Hızlı Ulaşım
Fiziksel arşivlerde, en ufak bir bilgiye ulaşmak için, arşivin bulunduğu lokasyona seyahat etmeniz, erişim kontrollerinden geçmeniz, ilgili belgeyi bulmanız, içerisindeki detayları gözden geçirip aradığınız içeriği özenle bulmaya çalışmanız gerekir.
Dijital arşivler ise çok daha hızlı ve konforlu bir şekilde bilgiye ulaşmanıza yardım eder. Optik Karakter Tanıma (OCR) özellikleri sayesinde, taranmış belgedeki içerik de dijital ortama başarıyla aktarılabilmektedir. Anahtar kelime bazlı ve tam metin aramalarıyla saniyeler içerisinde ilişkili tüm belgelere yetkiniz dahilinde ulaşabilirsiniz.
3. Mevzuatlara Uyum
İlgili mevzuatlara göre fiziksel olarak arşivlemeniz ve zamanı geldiğinde imha etmeniz gereken bazı belge tipleri olabilir. Ancak, arşivlemeniz gereken tüm belgelerin özellikle fiziksel olarak arşivlenmesi gerekmeyebilir. Bu durumda, bazı belge tiplerinizi dijital, bazılarını fiziksel olarak hibrit bir şekilde arşivleyebilirsiniz.
Kullanacağınız yazılımın yetkinliklerine göre bazı çözümler size, hem fiziksel arşivde tuttuğunuz belgelerin yerini söyleyecektir, hem de dijital olarak sakladığınız tüm belgelere bir tıkla ulaşmanızı sağlayacaktır. Aynı zamanda, kanunlara uygun olarak yetki ve izinleri yönetebilmeniz ve mevzuatlara göre imha vakti gelen belgeleriniz için uyarılar almanız da bu sistemlerin sağlayabileceği, kanunlara uyum konusunda sizi rahatlatacak bazı özellikler olabilir.
4. Düşük Maliyet
Sanılanın aksine, dijital arşivleme sistemlerine geçiş yapmak, geleneksel arşivleme yöntemlerine göre daha ucuzdur. Fiziksel olarak arşivlemede, depolama alanlarının kira maliyetine ek, ofis gereç maliyetleri, depolama alanına belgelerin taşınma maliyetleri ve çalışan ve özlük maliyetleri de göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlarla beraber fiziki ortamda saklanan belgelerin yıpranma ve kaybolma riskinin getirmiş olduğu maliyetlerde unutulmamalıdır.
Dijital arşivler ise, kullanılan yazılımın abonelik maliyetleri ve donanım maliyetlerini içerir. Fiziksel olarak saklamanın getirdiği birçok maliyet kaleminden tasarruf edersiniz ve genel olarak karşılaştırdığınızda, dijital olarak arşivlemenin daha uyguna geldiğini göreceksiniz.
5. Doğa Dostu
Her gün binlerce ağaç kağıt kullanımı için kesiliyor. Her ne kadar daha az kağıt kullanımı ve kağıtların geri dönüştürülmesi günümüzde kurumların çok önem verdiği konulardan biri haline gelse de, hala kağıtsız ofisler ile dönüştürülebilecek birçok alan var. Kağıtsız ofise geçişin parçalarından bir tanesi de, aslında dijital arşive geçerek kağıt ve benzeri ofis gereçlerini azaltmaktan geçiyor.
Dijital arşive geçerek kurumlar, hem daha az kağıt tüketerek doğayı korumaya destek olurken, hem de kağıt giderlerini azaltarak, binlerce lira maliyet tasarrufu yapabilirler.
6. Düşük Risk
Fiziksel arşiv yapıları, depremler, yangın ve diğer afetlere karşı daha dayanıksızdır ve herhangi bir şekilde zarar gören fiziksel kopyanın geri döndürülmesi, oldukça zordur. Bir belgeyi imha ettiğinizde de onu geri getiremezsiniz. Aynı zamanda, bu alanlara girişte erişim kontrollerini yapmak, kimin nerelere, ne zaman eriştiğinin tarihçesini tutmak da oldukça zordur.
Dijital arşivler ise farklı yedeklilik senaryolarını destekleyebilir ve tercihinize uygun yedeklilik senaryosuna göre kurulurlar. Böylece, arşivinizin zarar görmesi riskini en aza indirmiş olursunuz. Bunun yanında, dijital ortamlarda sildiğiniz belgeleri geri getirebilecek şekilde ayarlamalar yapmanız mümkündür. Bu da size istenmeyen silme kazalarına karşı yeni bir şans tanır. Son olarak, hangi belgelere kimlerin erişebileceğini belirlemek de oldukça kolaydır. Erişimi olmayan bir kişi, bilgi işlemden dahi olsa, görmesi gerekmeyen belgeleri göremez. Belgelere erişim, değişiklik, silme gibi tüm işlemlerin bir kaydı sistem içerisinde tutulur.
Data Market OnBase Dijital Arşiv Çözümü
Data Market Dijitalleşme ve Dijital Arşiv Yönetimi kapsamında gerek yazılım altyapısı gerek ise doküman işleme ve dijitalleştirme için gerekli tarama teknolojileri ve hizmet altyapılarını sunmaktadır. Data Market, Sayısallaştırma Hizmeti ile ister kendi ortamınızda ister Data Market ortamlarında Doküman Tarama Merkezi kurarak fiziki arşivlerinizdeki ya da departman arşivlerinizdeki dokümanları OCR- teknolojilerini ve uygun donanım altyapılarını kullanarak belli standart ve kalitede dijitalleştirilmesi ve Dijital Arşive aktarılması için verilen tek seferlik hizmeti sağlar.
OnBase Platformu
Dijital Dönüşüm sürecinde stratejik iş ortaklarımızdan biri Hyland Software Inc. şirketidir. Hyland Software Inc. 1991 yılında Westlake Ohio’da kurulan Amerika menşeli bir firmadır. Hyland Software tarafından geliştirilen OnBase platformu, belge ve süreç yönetimine dair çözümlerin sunulduğu Kurumsal İçerik Yönetimi (Enterprise Content Management) platformudur. Data Market 2011 yılından itibaren Hyland Software’in Türkiye’deki tek yetkili Çözüm Sağlayıcısı (Authorized Solution Provider) konumundadır. Ayrıca 2020 yılından itibaren de EMEA bölgesindeki Hyland adına yetkin Servis Sağlayıcı (Service Provider) olarak hizmet vermektedir.