Kağıtsız Ofise Geçiş ve İş Süreçlerin Dijitalleştirilmesi

Kağıdın iki bin yıllık tarihi boyunca, dünya her alanda pek çok çığır açıcı dönüşüme şahit olmuştur. Bilginin kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve transfer edilmesi açısından devrim niteliğinde etkisiyle öne çıkmasına rağmen kağıdın keşfi, dijitalleşme çağının açılmasıyla beraber etkisini kaçınılmaz olarak yitirmeye başlamaktadır. 

Öngörülemeyen bir hızla ilerleyen dijital dönüşümü “akıllı devrim” olarak da tanımlamak mümkün. Dijitalleşmeyle birlikte insanlar ve işler birbirine akıllıca bağlanmaktadır. Kas gücünün yerini düşünce gücüne ve insan zekasına bıraktığı bu yeni ve dijital dünyada iş yaşamının akıbeti büyük oranda dijital sistemlere emanet edilir hale gelmiştir. Böylelikle iş yapma biçimleri de hızlı biçimde değişip dönüşmektedir. Artık her türlü veriyi dijital ortamda bir araya getirmek ve bunlara uzaktan erişmek mümkündür. Günümüzde her alanda faaliyet gösteren işletmeler hem çağın gereksinimlerine ayak uydurabilmek hem de rekabette geride kalmamak adına dijital dönüşümü kendi ürün ve hizmetlerine nasıl uyarlayabileceklerini dair yöntemler incelemektedirler.

Dijital toplumun ve dijital kültürün ayak izleri, hızlı bir dijitalizasyona uğrayan iş dünyasında da tüm ağırlığıyla kendini göstermektedir.

Kağıtsız ofis, dijitalleşmenin iş yaşamı üzerindeki etkileri arasında en etkin şekilde kendini gösteren bir kavram olarak karşınıza çıkar. Kağıt kullanımının minimize edildiği yahut tamamen terk edildiği çalışma ortamını tanımlamak için kullanılan kağıtsız ve dijital ofis, operasyonel verimliliğin ve çalışan verimliliğinin artırılması, iş yürütme süreçlerinin kolaylaşması, maliyetlerin düşürülmesi ve elbette çevreye duyarlı iş yapma pratiklerinin yaygınlaşması gibi çok sayıda kazanıma vesile olmaktadır.

Dijital ve Kağıtsız Ofis

İşletmelerde gerçek bir dijitalleşmeyi mümkün kılmak ve kağıtsız ofisleri hayata geçirmek için titiz bir planlama yapmak ve entegre bilgi teknolojileri alt yapı çalışmalarını hedeflemek gerekir. Bu amaçla sürecin nasıl yürütüleceği önceden planlanmalı; gerekli fizibilite çalışmaları, maliyet analizleri ve diğer yatırım detayları ile ilgili görüşmeler titizlikle gerçekleştirilmelidir.

Kağıtsız ofisin işletme ve çalışanlar açısından olumlu etkileri açık ve net biçimde ortaya konmalı, çalışanlar bu süreçte sorumluluk üstlenmeleri için teşvik edilmelidir. Tüm ofis çalışanları üzerine düşen görevlerin tam anlamıyla bilincinde olmalı, destek veren hizmet sağlayıcılardan gerekli eğitimleri almalı ve sürece bütünüyle hakim olmalıdır. Kağıtsız ofise geçişin ve süreç dijitalleştirme işlemlerinin belge ve belgeye erişim sağlayabilecek kişilere dair yetkilerin tanımlanması, belge tasnifi, arşivleme, belge imha süreci gibi çok sayıda farklı aşaması bulunur. Bahsi geçen aşamalar dikkatle ve titizlikle yürütülmediği takdirde gerçekleştirilen sistemsel dönüşümün hayal edilen verimlilikte kullanılabilmesi mümkün olmaz.

Söz konusu kağıttan arındırılmış dijital dönüşüm sürecinde, işletmeye özel, doğru ve etkili teknolojiler için yatırım yapılması da önemlidir. Süreç sonunda elde edilecek olan kazanımların, altyapı tesisi, kurulum ve kullanım maliyetlerini karşılamasına dikkat edilmelidir. Kağıt verilerin en sorunsuz ve kaliteli biçimde sisteme aktarılarak dijitalleştirilmesi için güvenilir kaynaklar üzerinden hassas ve özverili bir çalışma yürütmek gerekir. 

Kağıtsız ofise geçiş ile ilgili temel aşamalar tamamlandıktan sonra işletmenin mevcut dijitalleşme seviyesi sürekli olarak kontrol edilmeli ve gerek görüldüğü durumlarda güncellenmelidir. Dijital sistemin mevcut iş süreçlerini yönetme konusunda yetersiz kaldığı ya da iyileştirmelerin mümkün olduğu durumlarda hızlı davranılarak ihtiyaç duyulan müdahaleler gerçekleştirilmelidir. Böylelikle sürekli yenilenmeyi ve ilerlemeyi mecbur kılan dijitalleşme, işletme içindeki etkisini herhangi bir azalma ya da tıkanmaya mahal vermeden devam ettirebilir.

OnBase ile Dijital Ofis Yönetimi

Tüm bu bahsi geçen dijital süreçlerin başarıyla yürütülebilmesi, kurum içinde hedeflenen dijital dönüşümün gerçekleştirilebilmesi için seçilecek çözüm ve aracı sistem büyük önem arz etmektedir. OnBase platformubu anlamda kurumların dijital dönüşüm evresinde, mevcut ve zamanla değişen iş ihtiyaçlarına hızlı uyum sağlayabilen bir içerik ve süreç yönetimi çözümü olma özelliği taşımaktadır.

OnBase, kurum bünyesinde bulunan fiziksel ya da elektronik belgelerin, belge işleme teknolojileri vasıtasıyla otomatik olarak işlenmesi, veri doğrulama işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve sonrasında belge ve üst verilerin tek bir merkez içerisinde kayıt altına alınması, saklanması, sınıflandırılması, belgelerin ilişkilendirilmesi, izlenmesi ve belirlenen kullanıcı yetkileri dahilinde erişim sağlanmasının yanı sıra kurum içerisindeki süreçlerin tanımlanması, işletilmesi, yönetilmesi ve kurum içi ve kurum dışındaki kullanıcıların belirlenen yetkiler dahilinde erişim sağlayıp, süreci işletmesini sağlayan bir Kurumsal İçerik Yönetim (ECM- Enterprise Content Management) sistemi platformudur.

Merkezi yapısı ile bilgi ve belgelerin tek bir noktada saklanması ile kurum çalışanlarınız her türlü bilgiye ihtiyaç anında, zaman-mekan fark etmeksizin hızlı ve kolay bir şekilde ulaşabilmesini sağlar. Böylece işletmenizin kurumsal verimliliği kısa ve uzun vadede hissedilir oranlarda artar. OnBase sizi  hızlı erişim, güvenlik ve entegrasyon gibi konularda sorunsuz hizmetle buluşturmaya, işletmeniz için sürdürülebilir ve gelişmiş çözümleri hayata geçirmeye olanak sağlar.

Gerek işletmenizin kurum kültürünü arttırmak için, gerekse doğanın bugünü ve yarını için son derece önemli bir adım olarak karşınıza çıkan kağıtsız ve dijital ofis seçeneğini hayata geçirmek için vakit kaybetmeyin. Kurumunuzu, doğayı ve geleceğinizi sonuna kadar koruyun.