OnBase Kalite Yönetim Sistemi
Kalite yönetim sisteminizi tek bir platform üzerinden yönetin, dokümanlarınızı kontrol altında tutun ve kalite süreçlerinizi uçtan uca dijitalleştirin.
OnBase ile kalite politikaları, prosedürler, talimatlar, formlar, kayıtlar ve kalite süreçlerine ilişkin tüm dokümanları merkezi bir platformda güvenli şekilde yönetin. İş akışlarını otomatikleştirerek onay, revizyon, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet süreçlerini izlenebilir hale getirin.
Politika, prosedür, talimat, form ve kalite kayıtlarına tek bir platform üzerinden güvenli ve hızlı erişim sağlayın.
Revizyon süreçlerini standartlaştırın, eski versiyonların kullanım riskini azaltın ve doküman yaşam döngüsünü yönetin.
Onay, revizyon, uygunsuzluk, düzeltici ve önleyici faaliyet gibi süreçleri yapılandırılabilir iş akışlarıyla yönetin.
Doküman ve süreçlerde gerçekleştirilen işlemleri kayıt altına alarak denetim süreçleri için ihtiyaç duyulan bilgiye hızlı erişin.
Kurumsal kalite prosedürlerinin belirlenen kurallara uygun şekilde uygulanmasını destekleyin.
Yetkilendirme mekanizmaları sayesinde çalışanların ihtiyaç duyduğu kalite dokümanlarına doğru zamanda ve doğru erişim seviyesinde ulaşmasını sağlayın.
Kalite Yönetim Sistemi Nedir?
Kalite Yönetim Sistemi (KYS), bir kurumun ürün ve hizmet kalitesini sürekli geliştirmek, süreçlerini standartlaştırmak ve müşteri beklentilerini karşılamak amacıyla oluşturduğu politika, prosedür, doküman ve süreçler bütünüdür.
OnBase, kalite yönetim sisteminin ihtiyaç duyduğu doküman ve süreç yönetimini tek bir platform üzerinde bir araya getirerek kalite operasyonlarının dijital ortamda yönetilmesini sağlar.
Kalite dokümanlarının ve kalite süreçlerinin elektronik ortamda yönetildiği bu yapı, sektörde kalite doküman yönetim sistemi (QDMS) olarak da anılır. OnBase; doküman yönetimi, iş akışı otomasyonu ve denetim izlerini aynı platformda birleştirerek bu ihtiyacı karşılar.
OnBase ile Kalite Yönetim Süreçleri
Doküman Yönetimi
Kalite politikaları, prosedürler, talimatlar, formlar ve diğer kalite dokümanlarının merkezi bir elektronik ortamda yönetilmesi.
Versiyon ve Revizyon Yönetimi
Kalite dokümanlarında yapılan değişikliklerin takip edilmesi ve dokümanların yaşam döngüsünün yönetilmesi.
Doküman Onay Süreçleri
Yeni bir kalite dokümanının yayınlanmasından önce gerekli kontrol ve onay adımlarının otomatikleştirilmesi.
Uygunsuzluk Yönetimi
Kalite süreçlerinde tespit edilen uygunsuzlukların kayıt altına alınması, ilgili kişilere yönlendirilmesi ve çözüm sürecinin takibinin sağlanması.
Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF)
Tespit edilen uygunsuzlukların nedenlerinin, alınacak aksiyonların ve sorumluların sistem üzerinden takip edilmesi.
Denetim Yönetimi ve İzlenebilirlik
İç ve dış denetimlerde ihtiyaç duyulan doküman, kayıt ve süreç bilgilerine hızlı şekilde ulaşılması.
Eğitim ve Yetkinlik Dokümanları
Kalite sistemi kapsamında çalışanlara iletilmesi gereken prosedür, talimat ve eğitim dokümanlarının merkezi olarak yönetilmesi.
Kontrollü ve İzlenebilir Kalite Süreçleri
OnBase'in içerik yönetimi ve süreç otomasyonu yetenekleri ile kalite yönetim süreçleri daha kontrollü ve izlenebilir hale gelir.
Merkezi Kalite Dokümanı Yönetimi
Kalite yönetim sisteminiz kapsamındaki tüm dokümanları tek bir merkezi platformda yönetin.
Otomatik İş Akışları
Kalite süreçlerini önceden tanımlanmış kurallar doğrultusunda otomatik olarak yönlendirin.
Denetim İzleri
Kalite süreçlerinde gerçekleştirilen işlemleri izlenebilir hale getirin.
Gelişmiş Arama
İhtiyaç duyduğunuz kalite dokümanına ve kaydına hızlı şekilde ulaşın.
Raporlama ve Süreç Takibi
Kalite süreçlerinin mevcut durumunu raporlar ve göstergeler üzerinden takip edin. Bekleyen onaylar, devam eden aksiyonlar, uygunsuzluklar ve süreç performansı hakkında görünürlük sağlayın.
Güvenli Erişim ve Yetkilendirme
Kalite dokümanlarına erişimi kullanıcı, grup ve süreç bazında kontrol edin.
OnBase ile Kalite Yönetiminde Uçtan Uca Süreç
Dokümanın Oluşturulması
Yeni kalite dokümanı oluşturulur veya mevcut doküman sisteme aktarılır.
İnceleme
Doküman, belirlenen kalite sorumlularına ve ilgili birimlere inceleme için yönlendirilir.
Onay
Tanımlanan iş akışına göre gerekli onaylar tamamlanır.
Yayınlama
Onaylanan doküman ilgili kullanıcıların erişimine açılır.
Revizyon
Dokümanın geçerlilik süresi veya ihtiyaçlar doğrultusunda revizyon süreci başlatılır.
Uygunsuzluk ve Aksiyon
Tespit edilen uygunsuzluklar kayıt altına alınır ve gerekli aksiyonlar ilgili kişilere atanır.
İzleme ve Raporlama
Tüm süreçler merkezi olarak takip edilir, raporlanır ve denetim için gerekli kayıtlar korunur.
Sıkça Sorulan Sorular
Kalite yönetim sistemi (KYS) nedir?
Kalite yönetim sistemi, bir kurumun ürün ve hizmet kalitesini sürekli geliştirmek, süreçlerini standartlaştırmak ve müşteri beklentilerini karşılamak için oluşturduğu politika, prosedür, doküman ve süreçler bütünüdür. Yazılım tarafında ise bu doküman ve süreçlerin elektronik ortamda yönetilmesini sağlayan platformları ifade eder.
QDMS nedir, OnBase bir kalite doküman yönetim sistemi olarak kullanılabilir mi?
QDMS (Quality Document Management System), kalite dokümanlarının ve kalite süreçlerinin elektronik ortamda yönetildiği sistemler için kullanılan bir ifadedir. OnBase; doküman yönetimi, versiyon kontrolü, onay iş akışları, uygunsuzluk ve DÖF takibi ile denetim izlerini tek platformda sunarak kalite doküman yönetim sistemi olarak kullanılır.
OnBase, ISO 9001 gibi standartların doküman kontrolü gerekliliklerini destekler mi?
ISO 9001 gibi standartlar, dokümante bilginin oluşturulması, onaylanması, dağıtılması, güncellenmesi ve saklanmasının kontrol altında olmasını ister. OnBase'in versiyon ve revizyon yönetimi, onay iş akışları, yetkilendirme ve denetim izleri bu gerekliliklerin karşılanmasını destekler. Belgelendirme ise kurumun yönetim sistemi ve denetim süreciyle ilgilidir.
Eski doküman versiyonlarının kullanılması nasıl önlenir?
Kullanıcılar yalnızca onaylanmış ve yayındaki güncel versiyona erişir. Revizyona alınan dokümanın önceki versiyonları arşivde izlenebilir şekilde saklanır; böylece hem güncel versiyon kullanımı sağlanır hem de geçmiş değişiklikler denetimde gösterilebilir.
Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet (DÖF) süreçleri nasıl yönetilir?
Tespit edilen uygunsuzluk sisteme kaydedilir ve tanımlı iş akışıyla ilgili kişilere yönlendirilir. Kök neden, alınacak aksiyonlar, sorumlular ve hedef tarihler sistem üzerinden takip edilir; aksiyonlar tamamlandığında kayıt kapatılır ve tüm adımlar raporlanabilir.
İç ve dış denetimlerde hangi bilgilere ulaşılabilir?
Doküman versiyon geçmişi, onay kayıtları, uygunsuzluk ve DÖF kayıtları ile dokümanlar üzerinde kimin hangi işlemi ne zaman yaptığını gösteren denetim izlerine merkezi olarak ulaşılır. Bu sayede denetim hazırlığı için kayıtları farklı kaynaklardan toplamaya gerek kalmaz.
Mevcut kalite dokümanlarımızı OnBase'e aktarabilir miyiz?
Evet. Elektronik ortamdaki mevcut dokümanlar sisteme aktarılabilir, kâğıt ortamdaki dokümanlar tarama ile dijitalleştirilerek metadata ile sınıflandırılabilir. Aktarım kapsamı ve doküman yapısı proje başında birlikte planlanır.
Kalite dokümanlarına kimlerin erişeceğini nasıl belirleriz?
Erişim yetkileri kullanıcı, grup ve süreç bazında tanımlanır. Böylece her çalışan görevi için gereken prosedür ve talimatlara ulaşırken, taslak veya gizli dokümanlar yalnızca yetkili kişilerce görüntülenir.
OnBase diğer kurumsal sistemlerle entegre çalışabilir mi?
OnBase, ERP ve CRM gibi kurumsal sistemlerle entegre çalışabilir. Bu sayede kalite dokümanları ve kayıtları ilgili iş süreçleriyle ilişkilendirilebilir.
Data Market bu süreçte ne sağlar?
Data Market, Hyland'in yetkili çözüm sağlayıcısı olarak OnBase kalite yönetim sistemi projelerinde ihtiyaç analizi, iş akışlarının kurumunuza göre tasarlanması, kurulum, doküman aktarımı ve devreye alma sonrası destek hizmetlerini sunar.
OnBase ile Kalite Yönetiminizi Dijitalleştirin
Kalite süreçlerinizde kontrolü artırın, manuel operasyonları azaltın ve sürekli iyileştirmeyi destekleyen dijital bir yapı oluşturun. Kalite yönetim süreçlerinizi dijitalleştirmek ve OnBase'in kurumunuza nasıl uyarlanabileceğini keşfetmek için uzmanlarımızla iletişime geçin.